Avis relatif aux pratiques de confidentialité

Cet avis décrit comment les informations médicales vous concernant peuvent être utilisées et divulguées et comment vous pouvez accéder à ces informations. 

Cet avis explique comment Jordan Valley Health (JVH) peut utiliser et divulguer vos informations médicales ; les obligations liées à l’utilisation et à la divulgation de vos informations médicales et vos droits concernant toute information médicale que JVH détient à votre sujet. Cet avis s’applique aux dossiers médicaux constitués dans ou par les cliniques de JVH, les services scolaires, les services mobiles, les services à domicile et les services en établissement de soins de longue durée, ci-après dénommés les entités Jordan Valley. Veuillez noter que les dossiers de santé comportementale sont considérés comme faisant partie du dossier médical et seront communiqués à ce titre. 

Cet avis décrit également les pratiques de JVH et celles de tout professionnel de santé agissant pour le compte de l’organisation en ce qui concerne vos informations de santé protégées (PHI) créées lorsque vous êtes patient des entités Jordan Valley Health. Tous les professionnels de santé et les membres du personnel agissant pour le compte de JVH sont également soumis à cet avis. En outre, les professionnels de santé et les membres du personnel qui travaillent en collaboration peuvent échanger des informations médicales aux fins des traitements, des paiements ou des activités de soins de santé décrits dans cet avis. Conformément à la loi, JVH veille à ce que les informations médicales permettant de vous identifier restent confidentielles, à ce que vous ayez accès aux politiques de confidentialité concernant les obligations légales de JVH et à ce que ces politiques soient à jour. 

Avis relatif aux pratiques concernant les patients — suite

En tant que patient des entités de Jordan Valley, vous comprenez que les professionnels de santé participant à vos soins chez JVH peuvent ne pas être des employés ou des mandataires des entités de Jordan Valley et peuvent ne pas agir pour le compte ou au nom de JVH, mais être des professionnels de santé indépendants autorisés à utiliser les installations de JVH pour soigner nos patients. En tant que patient des entités de Jordan Valley, vous comprenez que les décisions médicales concernant vos soins et votre traitement peuvent être prises par ces médecins et non par JVH. 

Si vous avez des questions sur le contenu du présent Avis relatif aux pratiques de confidentialité, ou si vous devez contacter une personne de cet établissement au sujet de toute information contenue dans le présent Avis relatif aux pratiques de confidentialité, veuillez contacter : 

Responsable de la confidentialité, PO Box 5681, Springfield, MO 65801  | Téléphone : (417) 851-1556 

Outre les services des cliniques, les employés, les médecins, les dentistes et les autres membres du personnel de JVH, les personnes suivantes respecteront également les pratiques décrites dans le présent Avis relatif aux pratiques de confidentialité : 

  • Tout professionnel de santé autorisé à consigner des informations dans votre dossier médical. 
  • Tout membre d’un groupe de bénévoles que nous autorisons à apporter son aide pendant votre présence dans nos établissements, ainsi que tout étudiant, médecin résident ou interne.

UTILISATION ET DIVULGATION DES INFORMATIONS MÉDICALES 

JVH peut utiliser ou divulguer des informations médicales vous concernant dans le cadre du traitement, du paiement des services ou des activités de gestion des soins de santé. JVH peut également divulguer vos informations de santé protégées (PHI) pour les activités de traitement d’un autre professionnel de santé, les activités de paiement d’un autre professionnel de santé et certaines activités limitées de gestion des soins de santé d’une autre entité partenaire. 

Pour le traitement : Afin de vous fournir un traitement ou des services médicaux, JVH peut avoir besoin d’utiliser ou de divulguer des informations vous concernant à des médecins, dentistes, infirmiers, techniciens, étudiants en santé ou à d’autres membres du personnel participant à votre traitement. Les services de JVH peuvent partager des informations médicales vous concernant afin de coordonner vos soins. JVH peut également divulguer des informations médicales vous concernant à des personnes susceptibles de participer à vos soins médicaux après votre départ des établissements de JVH, notamment des organismes de soins à domicile, votre famille, le personnel des services d’urgence ou des établissements de soins de longue durée. 

Pour le paiement : JVH peut utiliser et divulguer vos informations médicales afin de facturer les traitements que vous recevez de JVH et d’en percevoir le paiement. 

Pour la gestion des soins de santé : JVH peut utiliser et divulguer vos informations médicales pour ses activités de gestion des soins de santé. Les informations médicales vous concernant et concernant d’autres patients de JVH peuvent être regroupées afin d’évaluer la qualité ou l’efficacité des soins et de comparer ces informations à celles d’autres organismes de soins de santé. Pour protéger votre vie privée, lorsque nous regroupons des informations, nous supprimons toute information qui permet de vous identifier, ce que l’on appelle des « informations dépourvues d’identifiants directs ». 

Prestations et services connexes : JVH peut utiliser et divulguer des informations de santé pour vous contacter afin de vous rappeler un rendez-vous dans nos établissements. JVH peut également utiliser et divulguer des informations de santé pour vous informer d’autres possibilités de traitement ou de prestations et services liés à la santé susceptibles de vous intéresser. 

Personnes participant à vos soins ou au paiement de vos soins. Lorsque cela est approprié, JVH peut partager des informations de santé avec une personne participant à vos soins médicaux ou au paiement de vos soins, comme un membre de votre famille ou un ami proche. Nous pouvons également informer votre famille de l’endroit où vous vous trouvez ou de votre état général, ou divulguer ces informations à une entité participant aux opérations de secours en cas de catastrophe. 

Pour la recherche : JVH peut partager vos PHI avec des chercheurs avec votre autorisation ou lorsque leurs recherches ont été approuvées par un comité d’éthique institutionnel (IRB) qui a examiné le projet de recherche et établi des protocoles (dispense d’autorisation) afin de garantir la confidentialité de vos informations de santé protégées. 

SI L’UNE DE CES UTILISATIONS OU DIVULGATIONS EST LIMITÉE PAR DES LOIS PLUS STRICTES, Y COMPRIS LA PARTIE 2 DU TITRE 42 DU CFR, NOUS RESPECTERONS LES EXIGENCES LES PLUS STRICTES. 

UTILISATIONS ET DIVULGATIONS DES INFORMATIONS MÉDICALES NE NÉCESSITANT PAS VOTRE AUTORISATION :
JVH peut utiliser ou divulguer vos informations médicales sans autorisation en cas d’urgence, lorsque la loi impose à JVH d’utiliser ou de divulguer certaines informations, ou lorsque d’importants obstacles à la communication empêchent d’obtenir votre autorisation. Les circonstances suivantes peuvent nécessiter que JVH utilise ou divulgue vos informations de santé sans votre autorisation : 

  • Lorsque le droit international, fédéral, étatique ou local l’exige. 
  • Lorsqu’il s’agit d’une utilisation ou d’une divulgation à des fins de santé publique, comme la déclaration obligatoire de maladies, etc. ; 
  • Lors du signalement d’informations concernant des victimes de maltraitance, de négligence ou de violence domestique 
  • Lors de la divulgation d’informations aux fins d’activités de surveillance du système de santé, comme des audits, des enquêtes, des procédures d’autorisation d’exercice, des mesures disciplinaires ou des procédures ou actions en justice 
  • Lorsque, à la suite d’une violation de données, nous pouvons utiliser ou divulguer vos informations de santé protégées afin de fournir les notifications légalement requises concernant un accès non autorisé à vos informations de santé ou leur divulgation non autorisée. 
  • Lorsque nous travaillons avec des partenaires commerciaux qui exécutent des tâches pour notre compte ou nous fournissent des services, si ces informations sont nécessaires à ces tâches ou services. Tous nos partenaires commerciaux sont tenus de protéger la confidentialité de vos informations et ne sont autorisés à utiliser ou à divulguer des informations que dans les conditions prévues par notre contrat. 
  • Lors de la divulgation d’informations à des organismes partenaires afin de créer un ensemble de données limité pouvant inclure des codes postaux, des dates de naissance ou des dates de prestation de services, mais ne pouvant pas contenir d’identifiants des patients tels que leur nom, leur adresse, leur numéro de téléphone ou leur numéro de sécurité sociale. 
  • Lors de la divulgation ou de l’utilisation d’informations à des fins d’application de la loi. 
  • Lors de la divulgation ou de l’utilisation d’informations à des fins de don d’organes et de tissus. 
  • Lorsque nous estimons de bonne foi que la divulgation est nécessaire pour prévenir une menace grave pour votre santé ou votre sécurité, ou pour la sécurité du public. 
  • Lorsque la divulgation est nécessaire pour respecter les lois relatives à l’indemnisation des accidents du travail ou pour les besoins de cette indemnisation. 
  • Lorsque la loi exige d’aviser une personne relevant de la compétence de la FDA à des fins de santé publique concernant la qualité, la sécurité ou l’efficacité de produits ou d’activités réglementés par la FDA ? 
  • Lorsque la divulgation est nécessaire à l’exercice de fonctions gouvernementales spécialisées. 
  • Lorsque les autorités de commandement militaire l’exigent ; lorsque vous êtes détenu, des informations peuvent être communiquées à l’établissement pénitentiaire dans lequel vous résidez aux fins suivantes : permettre à l’établissement de vous fournir des soins de santé, protéger la sécurité d’autrui et assurer la sûreté et la sécurité de l’établissement pénitentiaire. 
     

UTILISATIONS OU DIVULGATIONS PRÉVUES AUXQUELLES VOUS POUVEZ VOUS OPPOSER
JVH utilisera ou divulguera vos informations de santé aux fins décrites dans la section précédente, sauf si vous vous opposez expressément à une communication particulière ou la limitez d’une autre manière. Vous devez adresser vos objections ou restrictions par écrit à : Responsable de la confidentialité, PO Box 5681, Springfield, MO 65801. 

JVH peut communiquer des informations de santé vous concernant à un ami et/ou à un membre de votre famille qui participe à vos soins. JVH peut également fournir ces informations à une personne qui vous aide ou vous aidera à payer vos soins. 

JVH peut divulguer des informations de santé vous concernant à une entité publique ou privée autorisée par la loi ou ses statuts à participer aux opérations de secours en cas de catastrophe, afin d’informer votre famille et/ou vos amis de l’endroit où vous vous trouvez et de votre état de santé. 

UTILISATIONS ET DIVULGATIONS INTERDITES
Nous n’utiliserons ni ne divulguerons vos informations de santé protégées (PHI) pour : 

  • L’utilisation d’informations génétiques à des fins de souscription d’assurance. 
  • Le marketing sans votre autorisation écrite. 
  • La vente de PHI sans votre autorisation écrite. 
  • Toute fin interdite par la partie 2 du titre 42 du CFR, y compris l’utilisation de dossiers relatifs aux troubles liés à l’usage de substances (SUD) dans des procédures judiciaires sans votre consentement ou sans ordonnance judiciaire. 

UTILISATIONS ET DIVULGATIONS DES INFORMATIONS MÉDICALES NE NÉCESSITANT PAS VOTRE AUTORISATION
Les utilisations et divulgations suivantes de vos informations de santé protégées ne seront effectuées qu’avec votre autorisation écrite : 

  • Les utilisations et divulgations d’informations de santé protégées à des fins de marketing ; et 
  • Les divulgations qui constituent une vente de vos informations de santé protégées.  
  • Les autres utilisations et divulgations d’informations de santé protégées non couvertes par le présent Avis ou par les lois applicables à JVH ne seront effectuées qu’avec votre autorisation écrite.

VOUS POUVEZ RÉVOQUER VOTRE AUTORISATION À TOUT MOMENT PAR ÉCRIT. 

UTILISATIONS ET DIVULGATIONS NÉCESSITANT UNE ATTESTATION 
Certaines demandes de PHI nécessitent une attestation en vertu du §164.509. Par exemple : les demandes d’informations relatives aux soins de santé reproductive peuvent nécessiter une attestation indiquant que les informations ne seront pas utilisées à des fins interdites.

POSSIBILITÉ DE DIVULGATION ULTÉRIEURE 
Les informations divulguées à des tiers peuvent être divulguées à nouveau et ne plus être protégées par la loi HIPAA. Toutefois, les dossiers protégés par la partie 2 du titre 42 du CFR ne peuvent pas être divulgués à nouveau sans votre consentement ou sans ordonnance judiciaire. 


DÉCLARATIONS DISTINCTES EXIGÉES PAR LA LOI 
JVH peut vous contacter dans le cadre d’une collecte de fonds, et vous avez le droit de vous y opposer. 

  • Les régimes d’assurance maladie collectifs peuvent divulguer des PHI aux promoteurs de ces régimes dans les conditions autorisées par la loi. 
  • JVH n’utilisera pas d’informations génétiques à des fins de souscription d’assurance. 
  • Les dossiers relatifs aux troubles liés à l’usage de substances soumis à la partie 2 du titre 42 du CFR ne seront pas utilisés dans des procédures judiciaires sans consentement ou sans ordonnance judiciaire. 
  • Si JVH utilise des dossiers relevant de la partie 2 pour une collecte de fonds, vous aurez la possibilité de vous y opposer.

 

VOS DROITS CONCERNANT VOS INFORMATIONS DE SANTÉ

Bien que votre dossier médical soit la propriété de Jordan Valley Health, vous avez le droit de : 

Demander des restrictions : Vous avez le droit de demander à JVH de restreindre toute utilisation ou divulgation de vos informations de santé. Toutefois, JVH n’est pas tenu d’accepter une demande, sauf si : 

  •  Vous nous demandez de limiter le partage avec votre régime d’assurance maladie à des fins de paiement ou de gestion, et 
  • Les informations concernent uniquement un service que vous avez intégralement payé de votre poche. 

Si nous acceptons, nous respecterons votre demande, sauf si les informations sont nécessaires pour un traitement d’urgence. Pour demander une restriction, votre demande doit être adressée par écrit au responsable de la confidentialité. Précisez : 

  • Les informations que vous souhaitez limiter. 
  • Si la restriction s’applique à l’utilisation, à la divulgation ou aux deux. 
  • À qui la restriction s’applique. Demander des communications confidentielles : Vous avez le droit de demander à JVH de communiquer avec vous au sujet de questions médicales d’une manière particulière ou à un endroit précis. Pour demander des communications confidentielles, vous devez adresser votre demande par écrit au responsable de la confidentialité de JVH. Votre demande doit préciser comment ou à quel endroit vous souhaitez être contacté. Nous donnerons suite aux demandes raisonnables. 

Notification de violation : Vous avez le droit d’être informé de toute violation de vos informations de santé protégées non sécurisées. 

Une copie électronique des dossiers médicaux électroniques :   
Si vos informations de santé protégées (PHI) sont stockées sous forme électronique (dans un dossier médical ou de santé électronique), vous avez le droit de : 

  • Demander une copie électronique de votre dossier. 
  • Nous demander d’envoyer votre dossier à une autre personne ou à un autre organisme. 

JVH vous fournira votre dossier au format demandé, si possible. Si nous ne pouvons pas le fournir dans ce format, nous vous le remettrons dans notre format électronique standard ou, si vous le préférez, sous forme de copie papier lisible. 

Consulter et copier vos informations de santé protégées (PHI) : Vous avez le droit de consulter et de copier vos informations de santé protégées susceptibles d’être utilisées pour prendre des décisions concernant vos soins, à l’exception des notes de psychothérapie. Si vous souhaitez consulter ou copier vos informations médicales, vous devez adresser votre demande par écrit au responsable de la confidentialité de Jordan Valley.  

Remarque : Dans certaines circonstances limitées, JVH peut refuser l’accès à vos informations de santé. En cas de refus d’accès, vous pouvez demander un réexamen de ce refus. Un autre professionnel de santé habilité, choisi par JVH, examinera votre demande et le refus. JVH se conformera à la décision de cette personne. 

Demander la rectification de vos informations de santé protégées (PHI) : Vous avez le droit de demander que vos informations de santé soient rectifiées (modifiées) si vous estimez qu’elles sont incorrectes ou incomplètes. Vous avez le droit de demander des modifications aussi longtemps que les informations sont conservées par JVH. Pour demander une modification de vos PHI, vous devez adresser une demande écrite au responsable de la confidentialité de JVH, en indiquant pourquoi vous estimez que les informations sont incorrectes ou incomplètes et en précisant les personnes que vous souhaitez voir informées de la modification. JVH doit vous répondre dans les 60 jours suivant la réception de votre demande écrite. Ce délai peut être prolongé de 30 jours à condition que nous vous informions du motif du retard et de la date prévue de traitement de la demande. 

CAS DANS LESQUELS JVH PEUT REFUSER VOTRE DEMANDE DE RECTIFICATION DES INFORMATIONS 
JVH peut refuser votre demande si : 

  • Elle n’est pas écrite ou ne précise pas le motif de la modification. 
  • Les informations n’ont pas été créées par JVH, ou la personne/l’entité qui les a créées n’est plus disponible. 
  • Les informations ne font pas partie de votre dossier médical chez JVH. 
  • Les informations ne font pas partie de celles que vous êtes autorisé à consulter ou à copier. 
  • JVH estime que les informations sont exactes et complètes. 

Relevé des divulgations : Vous avez le droit de demander une liste de certaines divulgations de vos informations médicales. Pour ce faire, vous devez adresser une demande écrite au responsable de la confidentialité de JVH en précisant la période souhaitée et la manière dont vous souhaitez recevoir ces informations. La période ne peut pas dépasser 6 ans et ne peut pas inclure de dates antérieures au 1er janvier 2003. Vous pouvez recevoir un relevé gratuit tous les 12 mois. Si vous en demandez plusieurs au cours d’une même période de 12 mois, JVH peut facturer des frais approuvés par l’État pour couvrir notamment les copies, l’envoi postal ou les fournitures. Nous vous informerons de tous frais avant de traiter votre demande, et vous pourrez alors la modifier ou l’annuler. Les divulgations effectuées avant la signature d’une autorisation ne sont pas incluses dans ce relevé. 

Recevoir une copie du présent Avis relatif aux pratiques de confidentialité : Même si vous avez accepté de recevoir cet avis sous une autre forme, vous pouvez toujours en obtenir une copie papier. Pour obtenir une copie papier du présent avis, contactez le service des dossiers médicaux ou le responsable de la confidentialité. Vous pouvez également obtenir une copie de cet avis sur notre site Web : www.jordanvalley.org.
 

RÉCLAMATIONS

Si vous estimez que vos droits en matière de confidentialité ont été violés, vous pouvez déposer une réclamation écrite auprès du responsable de la confidentialité de JVH à l’adresse PO Box 5681, Springfield, MO 65801, ou en remplissant un Formulaire de commentaires disponible sur le site Web de Jordan Valley, www.jordanvalley.org. Vous pouvez également contacter le responsable de la confidentialité de Jordan Valley au 417-851-1556. Vous pouvez déposer une réclamation auprès du secrétaire du département de la Santé et des Services sociaux des États-Unis, 200 Independence Avenue, Washington, D.C. 20201, ou en appelant le Bureau des droits civils au 1(800) 368-1019, 1(800) 537-7697 (TDD). Des formulaires de réclamation sont disponibles à l’adresse http://www.hhs.gov/ocr/office/file/index.html. 

Conformément à la loi, vous ne ferez l’objet d’aucunes représailles ni d’aucune intimidation pour avoir déposé une réclamation auprès d’une entité de Jordan Valley ou du département de la Santé et des Services sociaux des États-Unis. 
 

MODIFICATIONS DU PRÉSENT AVIS RELATIF AUX PRATIQUES DE CONFIDENTIALITÉ

JVH se réserve le droit de changer ou de modifier le présent Avis relatif aux pratiques de confidentialité. Toute modification peut s’appliquer à toutes les informations de santé que JVH détient ou pourrait obtenir à votre sujet. Chaque fois que vous recevrez des services des entités de Jordan Valley, vous aurez la possibilité de consulter la version la plus récente de notre Avis relatif aux pratiques de confidentialité. La version la plus récente de notre Avis relatif aux pratiques de confidentialité sera affichée dans les cliniques de JVH ou pourra être obtenue auprès du responsable de la confidentialité. 

MISE À JOUR DU PRÉSENT AVIS RELATIF AUX PRATIQUES DE CONFIDENTIALITÉ PRENANT EFFET LE 1ER FÉVRIER 2026
L’Avis relatif aux pratiques de confidentialité ci-dessus sera mis à jour. L’avis mis à jour prend effet le 1er février 2026. Une copie de l’avis est disponible au téléchargement et peut être consultée en CLIQUANT ICI.